De Wet Open Overheid (hierna: Woo), met ingangsdatum 1 mei 2022, heeft tot doel om de overheid transparanter te laten worden. De Woo is de opvolger van de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob). De Wob maakt het mogelijk dat er op verzoek informatie aan burgers wordt verstrekt. Deze mogelijkheid blijft ook onder de Woo bestaan, maar met name het actief openbaar maken van documenten wordt aangescherpt. De Woo bevat nieuwe verplichtingen die twee hoofdonderwerpen betreffen:
- Het actief openbaar maken van documenten in elf categorieën
- Het op orde brengen van de informatiehuishouding van bestuursorganen
Het Meerjarenplan Woo inclusief projectenportfolio is op 25 juli 2023 vastgesteld in het MT. Hierbij is er ook een positief besluit op de voorgestelde governance en planning van de deelprojecten genomen.
In 2023 zijn een aantal deelprojecten gestart, waarvan sommige ook in 2023 worden afgerond en sommige doorlopen in 2024. De deelprojecten die in 2023 zijn afgerond betreffen:
- Governance en structuur;
- Ambitie en visie;
- Communicatiestrategie;
- Communicatieplan;
- Koppeling Plooi; en
- Anonimiseringstool.
In 2024 zit de focus op het bestendigen en borgen van de rollen zoals opgenomen in de governance. Ook zal de communicatiestrategie worden uitgerold en toegepast. Daarnaast zullen de hieronder genoemde deelprojecten worden afgerond:
- Proces passieve openbaarmaking;
- Email- en chatapparchivering;
- Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV);
- Informatiecategorie: Publicatie Organisatiegegevens op landelijk publicatieplatform;
- Informatiecategorie: Publicatie Raads- bestuursstukken op landelijk publicatieplatform;
- Informatiecategorie: Publicatie Convenanten op landelijk publicatieplatform; en
- Informatiecategorie: Publicatie Woo-verzoeken op landelijk publicatieplatform.
en worden gestart met:
- Wet digitale toegankelijkheid;
- Wet digitale overheid; en
- Metadata.
Tot slot zal in 2024 vanuit het Programma Woo sterke verbinding worden gemaakt met het project M365. Het project M365 heeft namelijk raakvlakken met het op orde brengen van de informatiehuishouding (welke een grondslag is voor de implementatie van de Woo), het beschikbaar stellen van benodigde hardware en gebruikmaking van de chatfunctionaliteit.
In februari 2024 zal er een Woo-bijeenkomst plaatsvinden waarbij alle medewerkers van de organisatie worden uitgenodigd. In deze bijeenkomst wordt naast de samenhang van de deelprojecten vallend onder het programma Woo, ook de samenhang met ontwikkelingen als de Omgevingswet en M365 in beeld gebracht.
Naast de planning vanuit het Programma Woo van de gemeente Edam-Volendam, stelt de VNG ook eisen aan de voortgang van de realisatie van de Woo. Onderstaand overzicht geeft een beeld van de stand van zaken bij de gemeente Edam-Volendam van deze eisen t.o.v. de landelijke verwachtingen aan gemeenten. Percentages bij de aansluiting op Plooi (Platform Open Overheidsinformatie)zijn onbekend, maar onze organisatie is eind 2023 aangesloten op het landelijke publicatieplatform (de Verwijsindex) en is daarmee ingeschaald op 2 jaar na inwerkingtreding Woo.
Gestelde eisen | ½ jaar na | 1 jaar na | 2 jaar na | 5 jaar na |
|---|---|---|---|---|
Organisatorisch | ||||
Gemeenten zijn organisatorisch aangesloten op Plooi | Onbekend | Onbekend | Onbekend | N.v.t. |
Gemeenten hebben een verantwoordelijke cq projectleider t.b.v. Plooi | 50% | 90% | 100% | N.v.t. |
Gemeenten hebben een projectplan om de Woo te implementeren | 40% | 50% | 80% | N.v.t. |
Afhandeling Woo verzoeken | ||||
Woo-verzoeken worden door de gemeenten binnen de in de wet gestelde termijn beantwoord | 55% | 75% | 90% | 100% |
Het aantal Woo verzoeken waarbij contact is opgenomen met verzoeker over precisering van het verzoek | 10% | 20% | 40% | 50% |
Huishouding op orde | ||||
Iedere gemeente heeft de beschikking over- of is aangesloten op een e-depot voorziening | 5% | 10% | 30% | 100% |
Binnen iedere applicatie is de selectielijst geïmplementeerd | 10% | 20% | 50% | 75% |
Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailadvisering | 5% | 10% | 30% | 100% |
Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten | 5% | 10% | 30% | 100% |
Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal: inzicht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicatie welke data/documenten staat, hoe het beheer is geregeld) | 10% | 25% | 50% | 80% |
Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling | 10% | 50% | 75% | 90% |
Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatie-object metagegevens gekoppeld. | 30% | 40% | 75% | 90% |
Status en planning gemeente Edam-Volendam | ||||
% betreft percentage gemeenten die op het betreffende tijdstip voldoen aan het gestelde. | ||||
De genoemde percentages in bovenstaande tabel betreffen het percentage gemeenten in Nederland die binnen de daarboven gestelde termijn voldoen aan de gestelde eis.
Voorbeeld:
50% van de gemeenten in Nederland hebben binnen een half jaar na inwerkingtreding van de Wet Open Overheid een verantwoordelijke cq projectleider. De wet is ingegaan op 1 mei 2022 en op 1 juli 2022 is de projectleider gestart. De gemeente Edam-Volendam valt in deze casu dus onder de de 1 e 50% van alle gemeenten in Nederland die binnen een half jaar na inwerkingtreding van de Woo voldoen aan deze eis.
Op basis van de uitleg onder “in casu” zijn er op dit moment op onderstaande tabel geen risico’s te rapporteren, aangezien de gemeente Edam-Volendam daarin prima voldoet aan de landelijk-en wettelijk gestelde eisen.