Bedrijfsvoering

Belangrijke thema’s voor HRM in 2023 waren de strategische personeelsplanning, werving & selectie, duurzame inzetbaarheid, goed werkgeverschap en werkgeluk. Hierop is in 2023 met diverse activiteiten en projecten ingezet.

Strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning vraagt om inzicht in het personeel wat je als organisatie nodig hebt om je doelstellingen en maatschappelijke opgaven te kunnen realiseren. Het juiste personeel op de juiste plek en op het juiste moment. Behalve het in kaart krijgen van je talenten en (personele) ambities binnen de jaarlijkse personeelsschouw, is het ook belangrijk dat de medewerker zijn plezier en voldoening uit het werk kan halen. De basis hiervoor is onder andere om op alle lagen in de organisatie continu met elkaar in gesprek te blijven, en resultaat- en ontwikkelafspraken met elkaar te maken. De facilitering met onder meer coaching, opleidingen en trainingen is in 2023 daarbij een belangrijk investeringsinstrument geweest.
Een ander belangrijk onderdeel bij het uitwerken van al eerder gemaakte strategische keuzes is gericht geweest op de in 2022 gestarte onderzoeken naar het functiegebouw binnen de gemeente en de organisatie van de afdeling Openbare Werken. De uitkomsten van die onderzoeken zijn in 2023 opgepakt en vertaald in de daarop afgestemde acties.

Werving en selectie

Net als alle werkgevers in Nederland heeft de gemeente Edam-Volendam te maken met krapte op de arbeidsmarkt. Dat vraagt om onder meer creativiteit. De gemeente heeft zich met het opnieuw kunnen aantrekken van een recruiter in 2023 ingezet op een actievere rol op de arbeidsmarkt, en met oog voor wat zich in dat verband aan mogelijkheden biedt. Bijvoorbeeld in de vorm van het pro actief aanbieden van stages, het inzetten van traineeships, maar ook het houden van oriëntatie gesprekken met potentiële kandidaten, en met het oog op de invulling van bestaande en toekomstige vacatures. Het met de komst van de recruiter in 2023 verder professionaliseren van de werving- en selectiefunctie binnen HRM, en onder andere gericht op de arbeidsmarktcommunicatie en -profilering, zal ook de komende tijd hoog op de HRM-agenda blijven staan.

Duurzame inzetbaarheid, goed werkgeverschap en werkgeluk

Ook de organisatie van de gemeente Edam-Volendam heeft te dealen met een vergrijzingsgolf. Dat is in 2023 opnieuw een punt van aandacht geweest. De organisatie zal moeten anticiperen op wat de komende jaren aan kennis en ervaring gaat uitstromen. Hierbij is aandacht voor het zoveel mogelijk kunnen behouden van de kennis van de oudere medewerker die op het punt staat met pensioen te gaan, of besluit om daaraan voorafgaand korter te gaan werken met toepassing van het Generatiepact van de gemeente, of besluit al eerder te stoppen met werken door spaarverlof aan te spreken. Het al eerder, of anderszins kunnen opvullen van de aanstaande vacature is aan te bevelen in het licht van de huidige arbeidsmarktproblematiek. In 2023 heeft de organisatie dat in een aantal situaties toegepast.
Daarnaast is in 2023 opnieuw aandacht gegeven aan diverse vormen van vitaliteit voor alle werknemers. Tips en afspraken over workshops om mentaal en fysiek (beter) gezond te kunnen blijven, stonden niet alleen in 2023 op de agenda, maar zullen ook hierna een vervolg krijgen. Allerlei op dit thema afgestemde acties vloeien voort uit een in 2022 gehouden Preventief Medisch Onderzoek (PMO) onder het personeel. Dit PMO zal dan ook een vervolg gaan krijgen met aandacht voor positieve gezondheid, het tijdig opsporen van mogelijk beginnende gezondheidsproblemen, en het kunnen meten van medewerkertevredenheid.
De bij de gemeentelijke organisatie betrokken Arbodienst speelt daarin ook een belangrijke rol. In het streven en daarop ingezette acties om het ziekteverzuim binnen de organisatie zoveel mogelijk te kunnen beperken, moet helaas geconstateerd worden, dat het jaar 2023 nog niet het gewenste resultaat heeft opgeleverd. Hoewel het ziekteverzuimpercentage ten opzichte van het jaar 2022 (6,63%) is gedaald, laat het over 2023 voor de organisatie bepaalde ziekteverzuimpercentage van 6,18% een hogere uitkomst zien dan het landelijk gemiddelde van 4,6%. Het percentage van 6,18% is wel voor 2023 representatief geweest voor het gemiddeld ziekteverzuim binnen het landelijk openbaar bestuur. Een belangrijk element in dat verzuim is hoge werkdruk en burn-out. Dat kan voor een deel verklaard worden in het niet of niet tijdig kunnen invullen van de vele vacatures die er (ook in 2023) zijn binnen de overheidssector, en ook bij de gemeente.
Behalve het tijdig kunnen onderkennen van die werkdruk en het daarop kunnen anticiperen, en het met de beschikbare instrumenten kunnen terugdringen van ziekteverzuim met onder andere burn-out klachten, is het inzetten van externe medewerkers in 2023 een oplossing gebleken om de bedrijfsvoering binnen de organisatie zo goed als mogelijk te kunnen laten functioneren. Dit heeft dan wel weer zijn weerslag gehad in de daaraan te verbinden inleningskosten.

Functiegebouw en CAO

In 2023 is zoals gezegd het resultaat bekend geworden van het in 2022 gestarte onderzoek naar het functiegebouw van de gemeente. In dit resultaat is ook de uitwerking meegenomen van de waardering van de vele nieuwe functies die als gevolg van in- en externe ontwikkelingen in de gemeentelijke organisatie zijn ontstaan. Hierbij kan onder meer worden gedacht aan de inmiddels doorontwikkelde functies binnen het sociaal domein en binnen de ruimtelijke ontwikkeling. Met het herijkte functiegebouw zal de gemeentelijke organisatie naar verwachting beter in staat zijn om te anticiperen op ontwikkelingen in de arbeidsmarkt en als werkgever aantrekkelijk te zijn voor nieuw te werven medewerkers, en dat te blijven voor het zittende personeel.  
De cao voor de sector Gemeenten is voor die aantrekkelijkheid ook een belangrijk instrument. Op 21 februari 2023 bereikten de sociale partners binnen de sector Gemeenten  een akkoord voor de cao 2023 die met name voor de inkomenspositie, en daarmee de koopkracht van de gemeenteambtenaar voor een flinke impuls zorgde. Voor de lagere salarisschalen betekende de cao 2023 een loonstijging van zo’n 12% en voor de hogere salarisschalen was dat zo’n 7%.  Daarnaast werden in de cao 2023 onder andere afspraken gemaakt voor een bijstelling van de thuiswerkvergoeding, aanpassing van het zogenaamde bovenwettelijk verlof en uitbreiding van de verlofspaarmogelijkheid binnen de CAO.   

Personeelsomvang en vacatureruimte

In 2023 is het niet gelukt om alle vacante formatie in te kunnen vullen. Het verschil tussen de voor het begrotingsjaar 2023 geraamde formatie en de werkelijke bezetting per 31-12-2023 bedroeg 21,43 fte. Ook voor 2024 is de verwachting, dat het ondanks alle inspanningen niet mogelijk zal zijn alle bestaande vacatures met eigen medewerkers in te kunnen vullen. En dat een beroep op externe inlening nodig zal blijven om de personele bezetting af te kunnen stemmen op het werkaanbod. De omvang van die externe inlening is in 2023 en in vergelijking met voorgaande jaren flink gestegen. Dat is overigens een landelijke trend.
Behalve de moeilijk vervulbare vacatures binnen een krappe arbeidsmarkt kan als een verklaring voor die stijging gegeven worden, dat het inhuren van specifieke externe expertise voor allerlei werkgebieden en projecten noodzakelijk is gebleken. Enerzijds ingegeven door het ambitieniveau van de gemeente, en anderzijds door extra en nieuwe taken die aan de lokale overheid worden toegewezen. Daarnaast is het door personele frictie in 2023 (waaronder ziekteverzuim) noodzakelijk bevonden om met externe inlening een tijdelijke onderbezetting op te kunnen vangen.

De realisatie per 31-12-2023 met betrekking tot het actief ambtelijk personeel en bestuur (exclusief externe inlening) laat een onderbesteding zien ten opzichte van de primitieve raming personele uitgaven 2023 van € 1,87 mln. Deze onderbesteding is met name toe te rekenen aan een niet (tijdige) ingevulde vacatureruimte in 2023. Voor wat betreft de uitgaven externe inlening over het boekjaar 2023 is binnen de jaarrekeningstaat personele uitgaven een bedrag verantwoord van € 6,26 mln. De dekking voor die uitgaven wordt deels gevonden in de hiervoor genoemde onderbesteding op de raming personele uitgaven en formatie en het standaard budget inlening personeel voor frictie van € 250.000. Het genoemde bedrag van € 6,26 mln. is exclusief de kosten van externe inlening verbonden aan o.a. projecten waarvoor een afzonderlijke dekking in de (programma)begroting is aangewezen.

In de begroting 2023 en de daaraan gekoppelde meerjarenraming zijn verplichtingen opgenomen, die voortvloeien uit pensioenen wethouders, pensioenen weduwen gewezen wethouders, en werkgeverslasten overige post actieven. In verband met de collegewisseling in 2022 is voor de daaruit voortvloeiende wachtgeldverplichtingen gewezen wethouders per 31-12-2022 een daarop afgestemde voorziening getroffen. Deze voorziening kan, en op basis van de per 31-12-2023 geldende actualiteit en de daaraan te verbinden afwezigheid van financiële verplichtingen, weer worden opgeheven.
Voor de vakantiedagen wordt uitgegaan van een jaarlijks gelijkmatige opname. In verband met een daarover gemaakte CAO afspraak per 1 januari 2022 is vanaf dat jaar een afzonderlijke voorziening getroffen voor verlofsparen van medewerkers gemeente Edam-Volendam. Dit verlofsparen heeft dan betrekking op gespaard bovenwettelijk verlof van medewerkers. De voorziening wordt jaarlijks per 31-12 bijgesteld en aan de hand van de dan geldende loonwaarde per gespaard verlofuur per medewerker.

Voor 2023 zijn binnen deze paragraaf de volgende uitgaven gerealiseerd.