Het is belangrijk dat het management en bestuur steeds beter in positie komt en dat (interne) sturing en verantwoording blijvend worden versterkt. Hiertoe zijn in eerdere begrotingen diverse speerpunten benoemd waar aan gewerkt is. Wij streven naar operational excellence. Wij vinden het belangrijk de komende jaren de ‘basis op orde’ te brengen en door te ontwikkelen.
Actualisatie financiële verordening
In 2023 is een nieuwe financiële verordening opgesteld en aangeboden aan de raad en op 12 oktober 2023 door de raad vastgesteld. Directe aanleiding is de actualisatie van het model door de VNG en de inwerkingtreding van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf boekjaar 2023. Ook de afschrijvingstabel is aangepast. De gevolgen voor afschrijvingen worden verwerkt voor nieuwe investeringen.
Aanbesteding financieel pakket
Eind 2022 is het financiële systeem van de gemeente opnieuw aanbesteed, waaruit een nieuwe leverancier is gekomen. Dit betekende een intensief implementatietraject in 2023, waarbij de medewerkers vanuit verschillende afdelingen zijn betrokken. De processen zijn hierbij volledig herzien, met het oog op papierloos werken, uniformiteit en actueel inzicht in de verplichtingen die de organisatie is aangegaan. Met het vastleggen van verplichtingen wordt het inzicht in de uitputting van budgetten verbeterd. Deze verbetering draagt ook bij aan actuelere rapportages richting het bestuur.
Het werken in dit nieuwe pakket heeft verstrekkende gevolgen voor bijna alle medewerkers die met het pakket werken. De eerste maanden na livegang zijn niet alleen een uitdaging geweest voor de administratie, maar ook voor de rest van de organisatie. Het afronden van het afgelopen boekjaar in een oud pakket, het opstarten van het nieuwe boekjaar in een nieuw pakket, en daarbij de werkzaamheden voor de jaarrekening, verbijzonderde interne controle etc. Het college is trots op alle medewerkers die de implementatie tot een succes hebben gemaakt. Voor 2024 begrip wordt vooral begrip en geduld gevraagd van de rest van de organisatie.
In 2024 zullen de processen, waar nodig, aangepast blijven worden en zullen nieuwe werkafspraken gemaakt worden waar de nieuwe werkwijze dat vereist. Het jaar 2024 staat in het teken van het 'bekend raken met' het nieuwe pakket, het verder trainen van de organisatie en het vastleggen van de nieuwe processen en werkafspraken in het processenlandschap van de gemeente.
Risicomanagement en weerstandsvermogen
Vanuit de provincie wordt steeds scherper gemonitord op zaken als incidenteel/structureel resultaat, weerstandsvermogen en diverse ratio’s die afhankelijk zijn van de liquiditeit. Inmiddels is vanuit de P&C cyclus veel aandacht voor de relatie tussen de beschikbare liquiditeit, de investeringsambities en de financieringsmogelijkheden voor de gemeente. Het plan was om in 2023 een nieuwe nota voor risicomanagement en weerstandsvermogen op te stellen, echter met de implementatie van het nieuwe financiële pakket bleek hiervoor onvoldoende capaciteit beschikbaar te zijn. Het opstellen van een plan staat nu voor 2024 gepland.
Sturen en verantwoorden op personele lasten en inhuur
In 2023 is een tool ontwikkeld waarmee de organisatie maandelijks een actueel inzicht heeft in de personele bezetting en een prognose hierop. Met deze tool kunnen teamleiders meer grip krijgen op en inzicht krijgen in hun personele ontwikkeling, bezetting, inhuur en beschikbare ruimte om personeel in te zetten. HIermee hopen wij als organisatie meer grip te krijgen op de personele kosten en de overhead. In 2024 wordt een proces ontwikkeld waarin deze prognosetool een plaats krijgt en de monitoring van personele budgetten gestructureerd en periodiek plaatsvindt.