Uitgangspunten rechtmatigheidsverantwoording
De basis van de rechtmatigheidsverantwoording is een door het college vastgesteld organisatiebreed controleplan over 2023. Deze is door de functionaris verbijzonderde interne controle (VIC) tot uitvoering
gebracht. Hierbij heeft tussentijds overleg plaatsgevonden met de externe accountant, zodat de werkzaamheden ook optimaal bruikbaar zijn voor de externe accountantscontrole.
De kaders voor de rechtmatigheidscontrole zijn vastgelegd in het controleprotocol 2023-2026 en bijbehorend normenkader. Deze zijn formeel vastgesteld door de raad op 3 oktober 2023. Hierin is ook de verantwoordingsgrens vastgesteld op 3% en de rapporteringsgrens voor de paragraaf bedrijfsvoering op een bedrag van € 50.000.
Binnen de rechtmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten en onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden (kadernota rechtmatigheid 2022).
Samenvattend beeld
De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden bedraagt € 15,2 miljoen. Er zijn geen onduidelijkheden. De geconstateerde onrechtmatigheden betreffen:
Bedragen * € 1.000 | Bedrag | |
|---|---|---|
Conclusie analyse rechtmatigheid | onrechtmatigheid | |
Misbruik en oneigenlijk gebruik | - | |
Voorwaardencriterium | 188 | |
Begrotingscriterium | 17.562 | |
Totaal | 17.750 | |
Verantwoordingsgrens fouten en onduidelijkheden maximaal 3% van de totale lasten | 3.606 | |
Rapportagetolerantie paragraaf Bedrijfsvoering | 50 | |
De verantwoordingsgrens die is vastgesteld in het controleprotocol is 3% van de totale lasten. | ||
De rapportagetolerantie voor de paragraaf Bedrijfsvoering is in het controleplan vastgesteld op € 50.000 | ||
Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)
Door middel van controle kan gesignaleerd worden of er sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik. De
interne beheersing richt zich op het toetsen van de door de belanghebbenden verstrekte gegevens. De afdeling die bepaalde regelgeving uitvoert, dient te beoordelen of en in hoeverre de door derden versterkte gegevens voldoende betrouwbaar zijn. Dit soort beoordelingen moeten deel uitmaken van de werkprocessen. Bij het uitvoeren van het organisatiebrede controleplan is vastgesteld dat voor de meest risicovolle processen
(subsidieverstrekking & sociale uitkeringen) voldoende beheersmaatregelen aanwezig zijn binnen de processen
om M&O tegen te gaan. Daarnaast is op basis van deelwaarnemingen vastgesteld dat deze maatregelen ook
worden uitgevoerd.
Voorwaardencriterium
Bij de interne controle is het voorwaardencriterium getoetst voor de relevante financiële beheershandelingen.
Hierbij is voor de op basis van risicoanalyse geselecteerde transacties vastgesteld dat transacties in
overeenstemming met het normenkader tot stand zijn gekomen en de verantwoorde bedragen rechtmatig zijn.
Bij de uitgevoerde controles op het voorwaardecriterium zijn onrechtmatigheden geconstateerd op het gebied
van Europese aanbesteding. Het totaalbedrag van bestedingen in 2023 van onrechtmatig aanbestede
contracten, bedraagt € 188.000. Deze onrechtmatigheden waren vooraf bekend en hebben betrekking op het zaaksysteem van de gemeente en telefonie. De afhankelijkheid van het zaaksysteem is dermate groot dat de aanbesteding hiervan is uitgesteld, aangezien in 2023 meerdere grote implementatietrajecten liepen binnen de gemeente. Telefonie is inmiddels aanbesteed via de VNG en gaat in per 1 januari 2024.
Overige bevindingen die tijdens de controle zijn geconstateerd, die geen invloed hebben op het oordeel omtrent de financiële rechtmatigheid maar wel benoemd worden als verbeterpunten:
- Nieuwe aanbestedingen vinden niet altijd tijdig plaats, waardoor tussen twee contracten een periode onderhands wordt ingekocht (buiten de aanbestedingsperioden om). BIj grote contracten loopt de gemeente het risico dat dit boven de Europese grens uit komt.
- Het vaststellen van de identiteit voor WMO en Jeugd wordt niet consequent vastgelegd.Dit is vanuit wet- en regelgeving een expliciete vereiste. Dit is vanaf medio 2023 opgepakt.
- De vastlegging van prestatielevering voor ingekochte zaken vindt niet altijd consequent plaats en behoeft verbetering. Dit blijft echter lastig voor sommige zaken en er is zichtbaar sprake van verbetering.
Bedragen * € 1.000 | Bedrag 2023 | |
|---|---|---|
Conclusie analyse voorwaardencriterium | onrechtmatigheid | |
Software zaaksysteem | 90.345 | |
Telefonie | 97.221 | |
187.566 |
Begrotingsonrechtmatigheden
Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de
toelichting op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) wordt de begrotingsrechtmatigheid als volgt omschreven:
“Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de Raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, evenals het begrotingsjaar van belang zijn.”
De begrotingsonrechtmatigheden zijn als volgt opgebouwd:
Bedragen * € 1.000 | ||
Begrotingscriterium | ||
1a | Begrotingsomschrijvingen | 1.414 |
1b | Kredietoverschrijdingen | 334 |
2 | Ongeautoriseerde reservemutaties | 0 |
3a | Overschrijding van baten en/of onderschrijding van baten en lasten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld | 13.259 |
3b | Onderschrijding van afgesloten kredieten | 2.743 |
Totaal begrotingsonrechtmatigheden | 17.750 | |
4 | Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid | -188 |
Resterend saldo begrotingsonrechtmatigheden | 17.562 | |
Er is sprake van een begrotingsonrechtmatigheid van € 17,6 miljoen, omdat formeel overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten of investeringskredieten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld onrechtmatig zijn. De bestendige gedragslijn van onze gemeente is dat deze verschillen die ontstaan zijn in de periode tussen de najaarsrapportage en de jaarrekening gemeld worden in de jaarrekening en daar ook worden toegelicht. Omdat deze bestendige gedragslijn niet is vastgelegd in de Financiële verordening, is hier toch sprake is van een begrotingsonrechtmatigheid. Dit sluit aan bij de uitleg van de commissie BBV, alhoewel de commissie ook heeft aangegeven dat deze afspraak met de raad op een andere minder formele manier kan worden gemaakt.
Deze uitleg van het begrip begrotingsrechtmatigheid is pas eind 2023 gegeven, waardoor dit niet meer meegenomen kon worden in de actualisatie van de Financiële verordening eind 2023. Bij de eerstvolgende actualisatie van de Financiële verordening zullen we een voorstel doen voor een extra bepaling ter voorkoming van deze formele begrotingsonrechtmatigheid in de toekomst.
De onderschrijdingen op kredieten zijn verder niet toegelicht. Wij verwijzen naar de bijlage investeringen voor een volledig overzicht van kredieten en bestedingen.
Hieronder is een overzicht opgenomen van de overschrijdingen op kredieten:
Bedragen * € 1.000 | Cumul. | Cumul. | Verschil | Onrecht- | |
Begrotingsrechtmatigheid op investeringen | Raming | Uitgaven | matig? | ||
31-12-2023 | 31-12-2023 | ||||
710051000 | Begraafplaats Volendam, herinrichting | 126.000 | 127.049 | -1.049 | Ja |
701019900 | ZV Verbr zorgplicht buitengebied IBAs | 75.000 | 158.805 | -83.805 | Ja |
705026600 | Bolwerck: led verlichting | 37.120 | 37.231 | -111 | Ja |
705028000 | Opperdam led verlicht. nwbw.zelfst. | 90.000 | 99.505 | -9.505 | Ja |
705029600 | RKAV 2020 Trainingsveld 7 toplaag renovatie | 478.500 | 541.259 | -62.759 | Ja |
705035600 | Grond kindcentrum Broeckgouw | 478.000 | 478.108 | -108 | Ja |
710036900 | Bode auto Mercedes B250 | 47.000 | 47.248 | -248 | Ja |
710037300 | Verv.John Deere Cirkelmaaier 1505 | 93.673 | 113.217 | -19.544 | Ja |
710040200 | Vervanging maaier Ramsomes | 100.000 | 113.217 | -13.217 | Ja |
710041000 | Toplaag Atletiekbaan AV Edam | 530.000 | 551.374 | -21.374 | Ja |
710042400 | Opperdam: dakafwerking leien leisteen | 180.000 | 198.544 | -18.544 | Ja |
710044600 | EVC Renov. Veld A Verv.Toplaag kunstgras | 461.500 | 540.064 | -78.564 | Ja |
710045100 | VV Kwadijk, Veld 2 ledverlichting | 30.000 | 54.811 | -24.811 | Ja |
710054100 | Aankoop Slobbeland 9-11, Volendam | 1.402.000 | 1.402.642 | -642 | Ja |
Totaal | 4.128.793 | 4.463.074 | -334.281 | ||
Wij verwijzen naar de bijlage investeringen voor een volledig overzicht van de uitnutting en status van de investeringskredieten.
De overschrijdingen van de kredieten tellen allemaal mee voor de begrotingsonrechtmatigheid. Bij de winternota zijn een aantal kredieten onvoldoende bijgeraamd, omdat onvoldoende inzicht bestond in de restantverplichting. Dit komt onder andere door de implementatie van een nieuw financieel pakket, waardoor in het lopende boekjaar geen tussentijdse periode afsluiting heeft plaatsgevonden. Normaliter is een tussentijdse afsluiting de basis voor een eventuele extrapolatie en het inschatten van restantverplichtingen.
Voor de sportvelden geldt dat één aanbesteding heeft plaatsgevonden en de werkelijke kosten zijn verdeeld. De kredieten zijn gesplitst. Op onderdelen is sprake van een onderschrijding terwijl op andere onderdelen sprake is van een overschrijding. DIt is niet met elkaar verrekend voor het eindoordeel.
Voor de sportgerelateerde investeringen geldt nog dat in het krediet een volledige aanvraag van spuk-bijdrage in mindering is gebracht, terwijl in de realisatie alleen de toekenning van 68,81% is verwerkt. In 2024 volgt de definitieve vaststelling en het kan zijn dat dan alsnog het volledige spuk-bedrag wordt toegekend.Dit wordt dan alsnog verantwoord op het krediet waardoor de overschrijding lager zou worden. DIt is echter niet zeker, waardoor we de volledige overschrijding meetellen voor het eindoordeel.
Verbeterplan
De hierboven beschreven geconstateerde afwijkingen op het gebied van rechtmatigheid zijn niet onverwacht.
De externe accountant heeft tot en met boekjaar 2019 een beperking op rechtmatigheid afgegeven, in verband
met de aanbestedingsonrechtmatigheid. Begrotingsoverschrijdingen zijn vaak het gevolg van omstandigheden
die zich pas na afsluiting van een boekjaar voordoen. Daarnaast zijn de spelregels t.a.v. begrotingsonrechtmatigheid eind 2023 gewijzigd, waardoor onvoldoende tijd was om hierop te anticiperen en een hoge begrotingsonrechtmatigheid ontstaan is. Daarom wordt bij de eerstvolgende actualisatie van de Financiële verordening een voorstel gedaan voor een extra bepaling ter voorkoming van deze formele begrotingsonrechtmatigheden in de toekomst.
Het aantal onrechtmatige aanbestedingen is de afgelopen jaren enorm gedaald. De nu nog onrechtmatige bestedingen waren vooraf bekend en hier is inmiddels actie op gezet of wordt de bewuste keuze gemaakt hiermee te wachten. In de praktijk blijkt dat soms nog te laat wordt gestart met een aanbestedingsproces, waardoor een nieuw contract te laat ingaat en een aantal maanden onderhands wordt ingekocht. Om de aanbestedingsrechtmatigheid in de toekomst te kunnen blijven borgen, wordt gewerkt met een aanbestedingskalender. Met de aanschaf van een nieuw financieel pakket is ook een contractenregister geïmplementeerd. De volgende stap is het volledig vullen van de database, het operationeel maken van een meldingsmechanisme bij afloop van contracten en het inrichten van een proces voor contractbeheer.
In 2023 is door de implementatie van een nieuw financieel pakket minder aandacht besteed aan periodieke afsluiting. Omdat in de winternota gebruik wordt gemaakt van extrapolaties van financiële gegevens kan het zijn dat hierdoor de bijstelling van de raming niet voldoende is geweest. In 2024 wordt met man en macht gewerkt om te voorkomen dat een dergelijke situatie zich opnieuw voordoet. Het nieuwe systeem biedt ook de mogelijkheid om verplichtingen vast te leggen. Hoewel de organisatie hier nog niet altijd consequent in is, wordt dit nu we een paar maanden onderweg zijn steeds vaker vastgelegd. Hierdoor ontstaat beter inzicht in de aangegane verplichtingen waardoor bijstellingen beter kunnen worden ingeschat.
Fraude
In het controleplan is sprake van een passieve onderzoeksplicht met betrekking tot fraude. Dit houdt in dat niet
wordt gezocht naar fraude, maar indien sprake is van aanwijzingen tot fraude, deze nader onderzocht moeten
worden. In de gemeentebrede risico-analyse die in het kader van het controleplan is uitgevoerd, is indirect ook
aandacht besteed aan frauderisico's. Hierbij is niet alleen aandacht geweest voor het risico op fraude door
derden zoals hierboven beschreven bij M&O, maar ook voor frauderisico's door één of meerdere personen
binnen de gemeente zelf.
Binnen de processen zijn voldoende maatregelen aanwezig om materiële fraudes te voorkomen dan wel te
detecteren. In 2023 zijn bij de controle daarnaast geen aanwijzingen voor fraude gevonden.
Concern control heeft begin 2023 een organisatiebrede frauderisicoanalyse vanuit de organisatie opgesteld en besproken in het MT. Deze is eind 2023 geactualiseerd. De frauderisicoanalyse is ter informatie met College en Commissie gedeeld bij het aanbieden van het jaarverslag..
Samenvattend beeld
De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden bedraagt € 80,5 miljoen. Er zijn geen onduidelijkheden. De geconstateerde onrechtmatigheden betreffen: